EP 9: เครื่องมือช่วย ‘สื่อสาร’ ให้ ‘ง่าย’ และ ‘เร็ว’ ขึ้น
มาถึงโค้งสุดท้ายของการอัปสกิลสื่อสารออนไลน์กันแล้วครับเพื่อนๆ! 🚀 ตลอด 8 EP ที่ผ่านมา เราได้เรียนรู้ทั้ง “หลักการ” และ “เทคนิค” ต่างๆ มากมาย ที่จะช่วยให้เรา “ฟัง พูด อ่าน เขียน” ในโลกดิจิทัลได้อย่าง “โปร” ขึ้น…
แต่! ในฐานะคนทำงานยุคใหม่ที่ “เวลาเป็นเงินเป็นทอง” 💰⏰ บางทีเราก็อยากจะมี “ตัวช่วย” หรือ “ทางลัด” ที่ทำให้การสื่อสารมัน “ง่ายขึ้น”, “เร็วขึ้น”, และ “ผิดพลาดน้อยลง” ใช่ไหมล่ะครับ? 😉
ข่าวดีคือ… มันมีอยู่จริงครับ! 🎉 ยุคนี้มี “เครื่องมือ” และ “แอปพลิเคชัน” ดีๆ เพียบ! ที่ถูกพัฒนาขึ้นมาเพื่อเป็น “ผู้ช่วยอัจฉริยะ” ในการสื่อสารออนไลน์ของเราโดยเฉพาะ!
EP นี้ “ปิดดีล เปิดใจ” จะขอพาไป “เปิดกล่องเครื่องมือ” แนะนำ “ตัวช่วยสื่อสาร” เด็ดๆ ที่จะช่วย “ทุ่นแรง” และ “เพิ่มประสิทธิภาพ” ให้กับการตอบแชท, เขียนอีเมล, หรือแม้แต่การทำงานร่วมกับทีมของคุณ! มาดูกันว่ามีอะไรน่าใช้บ้าง! 🛠️✨
(หมายเหตุ: บางเครื่องมืออาจจะมีค่าใช้จ่ายสำหรับฟีเจอร์เต็ม แต่ส่วนใหญ่มีเวอร์ชั่นฟรี หรือทดลองใช้ฟรีให้ลองก่อนครับ)
เครื่องมืออัปเกรดสกิลสื่อสาร (ที่ควรลอง!):
-
“ผู้ช่วยตรวจภาษา” (Grammar & Spell Checkers): พิมพ์ผิดชีวิตเปลี่ยน! ✍️✅
พิมพ์ผิดชีวิตเปลี่ยน! การใช้ผู้ช่วยตรวจภาษาทำให้คุณดูโปรและน่าเชื่อถือ -
ทำไมต้องใช้? การพิมพ์ผิดๆ ถูกๆ หรือใช้ไวยากรณ์มั่วๆ มันทำให้คุณดู “ไม่โปร” และ “ไม่น่าเชื่อถือ” อย่างแรง! (โดยเฉพาะในการเขียนอีเมล หรือเอกสารสำคัญ)
-
เครื่องมือแนะนำ:
-
Grammarly: เทพสุด! (โดยเฉพาะภาษาอังกฤษ) ช่วยเช็คแกรมม่า, การสะกด, เครื่องหมายวรรคตอน, แถมยังแนะนำการใช้คำให้สละสลวยและตรงตามโทนเสียงที่ต้องการได้อีกด้วย! (มี Extension บนเบราว์เซอร์ และ Keyboard บนมือถือ / เวอร์ชั่นฟรีก็เก่งมากแล้ว!)
-
ฟีเจอร์ตรวจคำผิดในตัว: Microsoft Word, Google Docs, หรือแม้แต่ในเบราว์เซอร์ ก็มีระบบตรวจคำผิดพื้นฐานอยู่แล้ว (อย่าลืมเปิดใช้งาน!)
-
(สำหรับภาษาไทย): อาจจะยังไม่มีเครื่องมือที่เก่งเท่า Grammarly แต่ก็มีเว็บ/โปรแกรมช่วยเช็คคำผิดพื้นฐานอยู่บ้าง (ลองค้นหาดู) >> แต่ทางที่ดีคือ “ตรวจทานด้วยตาตัวเอง” ซ้ำๆ ครับ!
-
-
ประโยชน์: ลดข้อผิดพลาด, เพิ่มความเป็นมืออาชีพ, ประหยัดเวลาตรวจทานเอง
-
-
“นักแปลภาษาคู่ใจ” (Translation Tools): ทลายกำแพงภาษา! 🌐🗣️
-
ทำไมต้องใช้? สื่อสารกับลูกค้า/พาร์ทเนอร์ต่างชาติ, หาข้อมูลจากเว็บภาษาอื่น, หรือแปลเอกสาร/ข้อความ ได้ง่ายและเร็วขึ้นเยอะ!
-
เครื่องมือแนะนำ:
-
Google Translate: คลาสสิกสุด! แปลได้หลายภาษา คุณภาพดีขึ้นเรื่อยๆ (มีทั้งเว็บและแอปฯ, แปลข้อความ/เสียง/รูปภาพได้)
-
DeepL Translator: อีกตัวที่กำลังมาแรง ว่ากันว่าแปลได้ “เป็นธรรมชาติ” กว่า Google ในบางภาษา (ลองเปรียบเทียบดู)
-
ฟีเจอร์แปลในตัว: เบราว์เซอร์ Chrome หรือแอปฯ บางตัวก็มีฟีเจอร์แปลภาษาในตัวเลย
-
-
ข้อควรระวัง: คุณภาพการแปลด้วยเครื่องยัง “ไม่สมบูรณ์แบบ 100%” นะครับ! โดยเฉพาะประโยคที่ซับซ้อน หรือมีสำนวน/บริบททางวัฒนธรรม >> สำหรับงานแปล “สำคัญๆ” ควรให้ “มนุษย์” ที่เชี่ยวชาญภาษานั้นๆ ตรวจทาน (Proofread) อีกครั้งเสมอ! อย่าเชื่อเครื่องแปล 100%!
-
-
“คลังคำตอบสำเร็จรูป” (Text Expanders / Canned Responses): ตอบแชทไวปานจรวด! 🚀💬
ตอบแชทไวปานจรวด! ด้วยเครื่องมือคลังคำตอบสำเร็จรูป -
ทำไมต้องใช้? ประหยัดเวลาพิมพ์คำตอบ/ข้อความที่ต้องใช้ “ซ้ำๆ” บ่อยๆ (เช่น คำทักทาย, วิธีสั่งซื้อ, เลขบัญชี, ที่อยู่, ข้อมูลสินค้า)
-
เครื่องมือแนะนำ:
-
Text Expander (เสียเงิน แต่เก่ง): โปรแกรมที่คุณตั้ง “คีย์ลัด” (Shortcut) สั้นๆ ไว้ พอพิมพ์คีย์ลัดนั้นปุ๊บ มันจะ “ขยาย” กลายเป็นข้อความยาวๆ ที่คุณตั้งค่าไว้ให้โดยอัตโนมัติ! (เช่น พิมพ์ ;addr กลายเป็นที่อยู่เต็มๆ ของคุณ)
-
ฟีเจอร์ “คีย์บอร์ดลัด” ในมือถือ: (iOS/Android มีฟังก์ชันนี้) ตั้งค่าคำที่ใช้บ่อยๆ ได้เหมือนกัน
-
ฟีเจอร์ “Saved Replies” / “Quick Replies”: ใน Facebook Business Suite หรือ LINE OA ก็มีให้ตั้งค่าข้อความตอบกลับสำเร็จรูปได้
-
-
ประโยชน์: ตอบแชทเร็วขึ้นมาก!, ลดการพิมพ์ผิด, รักษามาตรฐานการตอบ
-
-
“เครื่องมือจัดการแชท/ลูกค้าสัมพันธ์” (Chat Management / CRM Tools): 🧑💻🤝
-
ทำไมต้องใช้? (สำหรับคนที่มีลูกค้าเยอะ หรือทำงานเป็นทีม) ช่วยรวมแชทจากหลายๆ ช่องทาง (Facebook, LINE, IG) มาไว้ในที่เดียว, จัดการสถานะลูกค้า, บันทึกข้อมูล/ประวัติการสนทนา, หรือมอบหมายงานให้ทีมตอบได้ง่ายขึ้น
-
ตัวอย่าง: มีทั้งแบบฟรีและเสียเงิน ต้องลองหาข้อมูลดูที่เหมาะกับขนาดธุรกิจ (เช่น ระบบหลังบ้านของ Meta Business Suite เอง, หรือเครื่องมือ CRM อื่นๆ)
-
-
“เครื่องมือ Video Call / ประชุมออนไลน์”: 📹🤝
-
ทำไมต้องใช้? (จาก EP 5) สำหรับการประชุม, พรีเซนต์งาน, หรือสอนออนไลน์
-
ตัวอย่างยอดฮิต: Zoom, Google Meet, Microsoft Teams (เลือกที่คู่สนทนาสะดวก และเราใช้งานคล่อง)
-
ฟีเจอร์เสริม: การแชร์หน้าจอ, Whiteboard, การบันทึกการประชุม, Virtual Background
-
-
“เครื่องมือทำงานร่วมกัน” (Collaboration Tools): 👥📝
-
ทำไมต้องใช้? (ถ้าทำงานเป็นทีม หรือต้องส่งงานให้ลูกค้าตรวจ) ช่วยให้แชร์เอกสาร, คอมเมนต์, หรือแก้ไขงานร่วมกันได้ง่ายขึ้น
-
ตัวอย่าง: Google Workspace (Docs, Sheets, Slides), Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint Online), Notion, Trello (EP 8 ซีรีส์ก่อน)
-
สรุป: ในยุคที่การสื่อสารออนไลน์คือหัวใจสำคัญ การมี “เครื่องมือ” ดีๆ มาช่วยทุ่นแรงและเพิ่มประสิทธิภาพ ถือเป็น “ความได้เปรียบ” อย่างมาก! ไม่ว่าจะเป็นการช่วยตรวจภาษา, แปลภาษา, ตอบแชทเร็วขึ้น, หรือทำงานร่วมกับทีมได้ดีขึ้น…
ลองเลือก “เครื่องมือ” ที่ตอบโจทย์การทำงานของคุณไปลองใช้ดูนะครับ ไม่จำเป็นต้องใช้ทุกอย่าง แค่เลือกที่ช่วยแก้ปัญหาหรือทำให้ชีวิตคุณ “ง่ายขึ้น” ก็พอแล้ว! แล้วคุณจะมีเวลาเหลือไปโฟกัสกับสิ่งที่สำคัญกว่า อย่างการสร้างสรรค์ผลงาน หรือการดูแลลูกค้าได้อย่างเต็มที่! 😉
เอาล่ะครับ! นี่คือ EP รองสุดท้ายของซีรีส์ “ปิดดีล เปิดใจ” แล้วจริงๆ! EP หน้า (EP 10) ซึ่งเป็นตอนจบ เราจะมา “สรุป: ‘สื่อสารดี’ มีชัยไปกว่าครึ่ง! (ฝึกฝนวันนี้ เก่งขึ้นแน่นอน!)” รวบรวมเคล็ดวิชาทั้งหมด พร้อมส่งพลังใจให้คุณกลายเป็นสุดยอดนักสื่อสารออนไลน์! ✨🏆
คำถามทิ้งท้าย EP 9: มี “เครื่องมือช่วยสื่อสาร” ตัวไหนที่คุณ “ใช้อยู่เป็นประจำ” และรู้สึกว่า “ขาดไม่ได้” เลย? หรือมีเครื่องมือไหนใน EP นี้ที่คุณ “เพิ่งรู้จัก” และ “อยากลองใช้” ดูบ้าง? แชร์กันหน่อยครับ! 👇
