EP 2: ‘เขียน’ ให้ ‘เคลียร์’ และ ‘น่าเชื่อถือ’ (อีเมล, แชท, ข้อเสนอ)
เอาล่ะ! พอเราฝึกวิชา “หูทิพย์” (Active Listening) กันไปแล้วใน EP 1 คราวนี้ก็ถึงตาที่เราจะเป็นฝ่าย “ส่งสาร” ออกไปบ้าง! ✍️✉️ ในโลกออนไลน์ที่การสื่อสารส่วนใหญ่มันผ่าน “ตัวอักษร” เนี่ย… การ “เขียน” ให้ “ชัดเจน (Clear)”, “กระชับ (Concise)”, และ “น่าเชื่อถือ (Credible)” ถือเป็น “สกิลติดตัว” ที่โคตรจะสำคัญเลยนะครับ!
ไม่ว่าคุณจะต้องเขียน:
-
อีเมล ติดต่องาน, เสนอราคา, ขอบคุณลูกค้า
-
ข้อความแชท ตอบคำถาม, ให้ข้อมูล, ปิดการขาย
-
ข้อเสนอโปรเจกต์ (Proposal) ให้ลูกค้า/ผู้ว่าจ้าง
-
แคปชั่น โซเชียลมีเดีย
-
คำอธิบายสินค้า/บริการ
ถ้าคุณเขียน “วกวน”, “ใช้ภาษาผิดๆ ถูกๆ”, “ดูไม่เป็นมืออาชีพ”, หรือ “สื่อสารไม่รู้เรื่อง”… มันไม่เพียงแต่จะทำให้คุณ “เสียโอกาส” ดีๆ ไปเท่านั้น แต่มันยัง “บั่นทอนความน่าเชื่อถือ” ของคุณหรือธุรกิจของคุณอย่างมหาศาลเลยด้วย! 😱
ไม่ต้องกังวลว่าจะต้องเป็น “นักเขียนรางวัลซีไรต์” นะครับ! 😅 การเขียนเพื่อการสื่อสารทางธุรกิจออนไลน์ มันมี “หลักการ” ง่ายๆ ที่ใครๆ ก็ฝึกได้!
EP นี้ “ปิดดีล เปิดใจ” จะมาแชร์ “เคล็ดลับการเขียนออนไลน์” ที่จะช่วยให้ “ข้อความ” ของคุณ “อ่านง่าย”, “เข้าใจตรงกัน”, และ “ดูโปร” ขึ้นมาทันที! มาลับคม “ปากกา (ดิจิทัล)” ของคุณกัน! ✨
หลักการ “เขียนเคลียร์ เขียนโปร”: ✅
-
“รู้เป้าหมาย” ก่อนเขียน (Know Your Goal):
-
คุณเขียนสิ่งนี้ “เพื่ออะไร”? (แจ้งให้ทราบ? ขอข้อมูล? โน้มน้าวใจ? แก้ปัญหา?)
-
คุณอยากให้ “ผู้อ่าน” ทำอะไร “หลังจาก” อ่านจบ? (ตอบกลับ? คลิกซื้อ? โอนเงิน? เข้าใจ?)
-
การมี “เป้าหมาย” ที่ชัดเจนในใจ จะช่วยให้คุณ “เลือกใช้คำ” และ “เรียบเรียงเนื้อหา” ได้ตรงประเด็นมากขึ้น
-
-
“รู้จักผู้อ่าน” (Know Your Audience):
-
คุณเขียนให้ “ใคร” อ่าน? (ลูกค้า? หัวหน้า? เพื่อนร่วมงาน? คนทั่วไป?)
-
เขา “มีความรู้” พื้นฐานในเรื่องนี้แค่ไหน?
-
ควรใช้ “ระดับภาษา” แบบไหน? (ทางการ? กึ่งทางการ? เป็นกันเอง?) >> เลือกให้เหมาะสมกับผู้รับสาร
-
-
“ขึ้นต้น” ให้น่าสนใจ & บอกประเด็น (Clear Opening):
-
อีเมล: “หัวเรื่อง” (Subject) ต้องชัดเจน! (กลับไปดู EP 6 ซีรีส์ก่อน) / คำขึ้นต้นสุภาพ
-
แชท/ข้อความทั่วไป: เข้าประเด็นสำคัญก่อน หรือทักทายอย่างเหมาะสม
-
ย่อหน้าแรก: บอก “ใจความสำคัญ” หรือ “วัตถุประสงค์” ของการเขียนครั้งนี้ไปเลย (อย่าเกริ่นนาน!)
-
-
“เนื้อหา” ต้อง “กระชับ” และ “จัดระเบียบ” (Concise & Organized):
การจัดระเบียบเนื้อหา ทำให้อ่านง่าย เข้าใจเร็ว! -
“หนึ่งย่อหน้า หนึ่งใจความ”: อย่าใส่หลายประเด็นปนกันในย่อหน้าเดียว
-
“ใช้ Bullet Point” หรือ “ตัวเลข”: ช่วยให้อ่านง่ายขึ้น สำหรับข้อมูลที่เป็นลิสต์ หรือขั้นตอน
-
“ตัดคำฟุ่มเฟือย”: เขียนให้ตรงไปตรงมา ไม่ต้องใช้คำหรูหราหรือประโยคซับซ้อนเกินจำเป็น
-
“เรียงลำดับ” เนื้อหาให้เป็นเหตุเป็นผล: อะไรควรมาก่อนมาหลัง?
-
เปรียบเทียบ: เหมือน “การจัดตู้เสื้อผ้า” 👚 แยกประเภทเสื้อผ้าให้ชัดเจน, พับให้เรียบร้อย, ไม่ยัดทุกอย่างรวมกัน >> หาใส่ง่าย! การจัดระเบียบเนื้อหาก็เหมือนกัน ทำให้อ่านง่าย เข้าใจเร็ว!
-
-
“เลือกใช้คำ” ให้ “เหมาะสม” และ “ชัดเจน”:
-
หลีกเลี่ยง “ศัพท์เทคนิค” หรือ “คำย่อ” ที่ผู้อ่านอาจจะไม่เข้าใจ: (ถ้าจำเป็นต้องใช้ ควรอธิบายเพิ่มเติม)
-
ใช้ “คำที่สื่อความหมายตรงไปตรงมา”: อย่าใช้คำกำกวม หรือตีความได้หลายอย่าง
-
ระวัง “คำที่แสดงอารมณ์” (โดยไม่จำเป็น): โดยเฉพาะในการสื่อสารที่เป็นทางการ หรือต้องการแก้ปัญหา
-
ใช้ “คำเชื่อม” (เช่น แต่, เพราะ, ดังนั้น, นอกจากนี้): ช่วยให้ประโยคต่อเนื่องและสมเหตุสมผล
-
-
“โทนเสียง” (Tone of Voice) ต้อง “เหมาะสม”:
-
สุภาพและให้เกียรติ: เป็นพื้นฐานสำคัญเสมอ
-
แสดงความมั่นใจ (แต่ไม่ก้าวร้าว):
-
แสดงความเข้าอกเข้าใจ (Empathy): (โดยเฉพาะเมื่อตอบปัญหาลูกค้า)
-
ปรับให้เข้ากับ “สถานการณ์” และ “ผู้รับสาร”: คุยกับเพื่อนสนิท กับ คุยกับลูกค้าครั้งแรก ก็ควรใช้โทนเสียงต่างกัน
-
-
“ปิดท้าย” อย่างมืออาชีพ (Professional Closing):
-
สรุปประเด็นสำคัญ (ถ้าจำเป็น):
-
ระบุ “สิ่งที่ต้องการให้ทำต่อไป” (Call to Action): (ถ้ามี) เช่น “รบกวนตอบกลับภายใน…”, “สามารถคลิกดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่…”
-
คำลงท้ายสุภาพ: (ขอบคุณครับ/ค่ะ, ขอแสดงความนับถือ)
-
ใส่ข้อมูลติดต่อ: (ชื่อ, ตำแหน่ง, ช่องทางติดต่อ)
-
-
“ตรวจทาน” ก่อน “ส่ง”! (Proofread! Proofread! Proofread!):
การตรวจทานงานเขียน ก็เหมือนการส่องกระจกเช็คความเรียบร้อยก่อนออกจากบ้าน -
สำคัญที่สุด! ห้ามข้ามเด็ดขาด! อ่านทวนสิ่งที่คุณเขียน “อย่างน้อย 2 รอบ”!
-
เช็คอะไรบ้าง?
-
คำผิด / การสะกด: (พลาดง่ายที่สุด และทำให้ดูไม่โปรสุดๆ!)
-
ไวยากรณ์ / การใช้คำ:
-
ความชัดเจน / ความครบถ้วนของเนื้อหา: สื่อสารครบตามที่ต้องการไหม? มีส่วนไหนกำกวมไหม?
-
ชื่อผู้รับ / ข้อมูลสำคัญอื่นๆ: ถูกต้องไหม? (เช่น ตัวเลขราคา, วันที่นัดหมาย)
-
-
ทริค: ลอง “อ่านออกเสียง” สิ่งที่คุณเขียน จะช่วยให้เจอจุดที่อ่านแล้ว “สะดุด” หรือ “ไม่ลื่นไหล” ได้ง่ายขึ้น / หรือถ้าไม่มั่นใจ ลองให้เพื่อนช่วยอ่านดูก่อน
-
เปรียบเทียบ: เหมือน “การส่องกระจกเช็คความเรียบร้อยก่อนออกจากบ้าน” ✨ คุณคงไม่อยากออกไปทั้งที่ซิปไม่ได้รูด หรือมีเศษอาหารติดฟันใช่ไหมล่ะครับ? การตรวจทานงานเขียนก็เหมือนกัน!
-
สรุป: การ “เขียน” ในโลกออนไลน์ให้ “เคลียร์” และ “น่าเชื่อถือ” ไม่ใช่เรื่องของพรสวรรค์ แต่เป็นเรื่องของ “เทคนิค” และ “ความใส่ใจ” ครับ! แค่คุณ “รู้เป้าหมาย”, “รู้จักผู้อ่าน”, “จัดระเบียบเนื้อหา”, “เลือกใช้คำให้เหมาะสม”, และที่สำคัญคือ “ตรวจทาน” อย่างละเอียดก่อนส่งเสมอ… “ข้อความ” ของคุณก็จะกลายเป็น “เครื่องมือสื่อสาร” ที่ทรงพลัง ช่วยสร้างความเข้าใจ ลดปัญหา และสร้างความประทับใจได้อย่างแน่นอน!
ฝึกฝนบ่อยๆ นะครับ! ยิ่งเขียนเยอะ ยิ่งเก่งขึ้น! 😉
EP หน้า (EP 3) เราจะมาเจาะลึกการสื่อสารยอดฮิตของร้านค้าออนไลน์ กับ “‘ตอบแชท’ ลูกค้ายังไงให้ ‘ประทับใจ’ (เปลี่ยนคำถามเป็นยอดขาย!)” เตรียมพร้อมรับมือลูกค้าทุกรูปแบบ! 💬💰
คำถามทิ้งท้าย EP 2: เวลาคุณ “เขียน” อีเมลหรือข้อความสำคัญๆ คุณให้ความสำคัญกับ “การตรวจทาน” มากน้อยแค่ไหน? เคยมีประสบการณ์ “พลาด” เพราะไม่ได้ตรวจทานก่อนส่งไหม? แชร์ประสบการณ์ (หรือคำสารภาพ!) กันหน่อยครับ! 👇
