จัดการเวลาอย่างไรให้ทำงานเสร็จเร็วขึ้น

ทำไมการจัดการเวลาถึงสำคัญ?

เคยรู้สึกไหมครับว่าในแต่ละวัน เวลาผ่านไปเร็วมาก แต่งานกลับยังไม่เสร็จ? หลายคนอาจรู้สึกว่าตัวเองยุ่งทั้งวัน แต่พอถึงตอนเย็นกลับพบว่า “ไม่ได้ทำอะไรสำคัญเลย”

ปัญหานี้เกิดจากการ จัดการเวลาที่ไม่มีประสิทธิภาพ เราอาจเสียเวลาไปกับงานที่ไม่จำเป็น หรือถูกสิ่งรบกวนตลอดเวลา ทำให้ต้องใช้เวลามากกว่าที่ควรจะเป็น

ดังนั้น ถ้าคุณอยาก ทำงานให้เสร็จเร็วขึ้น และยังมีเวลาเหลือไปทำอย่างอื่น บทความนี้จะช่วยคุณเรียนรู้เทคนิคการบริหารเวลาที่ได้ผลจริง

หลักการบริหารเวลาให้มีประสิทธิภาพ

ตั้งเป้าหมายให้ชัดเจน

ก่อนจะเริ่มทำอะไร ควรรู้ก่อนว่าเราต้องการอะไร เช่น “วันนี้ต้องทำอะไรให้เสร็จบ้าง?” การตั้งเป้าหมายช่วยให้เรามีทิศทางและไม่หลงไปกับงานที่ไม่จำเป็น

👉 วิธีทำ:

• ใช้หลัก SMART Goals (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) ตั้งเป้าหมายที่ชัดเจนและวัดผลได้
• จดเป้าหมายลงสมุดหรือแอปพลิเคชัน เช่น Todoist, Notion หรือ Trello

ใช้กฎ 80/20 (Pareto Principle)

กฎ 80/20 บอกว่า “20% ของงานที่เราทำ ส่งผลต่อ 80% ของผลลัพธ์” นั่นหมายความว่า เราไม่จำเป็นต้องทำทุกอย่าง แต่ควรโฟกัสกับสิ่งที่สำคัญจริงๆ

👉 อย่างไร?:

• ลองสังเกตว่างานไหนที่ให้ผลลัพธ์มากที่สุด แล้วให้เวลากับงานนั้นมากขึ้น
• กำจัดหรือมอบหมายงานที่ไม่จำเป็นให้คนอื่นทำแทน

จัดลำดับความสำคัญด้วย Eisenhower Matrix

บางครั้งเรายุ่งเพราะทำ “งานด่วน” แทนที่จะทำ “งานสำคัญ” วิธีแก้คือต้องรู้จัก จัดลำดับความสำคัญ

📌 Eisenhower Matrix แบ่งงานออกเป็น 4 ประเภท:
✅ สำคัญและเร่งด่วน → ทำทันที
✅ สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน → วางแผนทำภายหลัง
✅ ไม่สำคัญแต่เร่งด่วน → มอบหมายให้คนอื่น
✅ ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน → ตัดออกไป

👉 ลองดูนี่ครับ:

• ใช้กระดาษวาดตาราง Eisenhower Matrix แล้วใส่งานลงไป
• โฟกัสทำงานในช่อง “สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน” ก่อน เพื่อป้องกันความเครียดจากงานเร่งด่วน

กำหนดเวลาให้แต่ละงาน (Time Blocking)

การทำหลายอย่างพร้อมกัน (Multitasking) ทำให้เสียเวลาโดยไม่รู้ตัว ลองใช้วิธี Time Blocking คือ กำหนดช่วงเวลาให้แต่ละงานแบบเฉพาะเจาะจง

👉 วิธีทำ:

• แบ่งเวลาในปฏิทินออกเป็นช่วง เช่น 9:00-10:30 = ตอบอีเมล, 10:30-12:00 = ทำโปรเจคหลัก
• ใช้ Google Calendar หรือแอปอย่าง Sunsama เพื่อช่วยจัดสรรเวลา

ใช้เทคนิค Pomodoro เพิ่มโฟกัส

เทคนิคนี้ช่วยให้เรามีสมาธิและไม่รู้สึกเหนื่อยล้า โดยการ ทำงาน 25 นาที พัก 5 นาที แล้วทำซ้ำ

👉 การใช้เทคนิคนี้:

• ตั้งนาฬิกาจับเวลา 25 นาที (ใช้แอป Pomodone หรือ Focus Booster)
• ทำงานเต็มที่จนหมดเวลา แล้วพัก 5 นาที
• ทำซ้ำ 4 รอบ แล้วพักยาว 15-30 นาที

ลดสิ่งรบกวนระหว่างทำงาน

“เสียงแจ้งเตือนมือถือ = งานพัง” ถ้าถูกขัดจังหวะบ่อย สมาธิจะหลุด และต้องใช้เวลา 20-30 นาทีในการกลับมาโฟกัสใหม่

👉 วิธีทำตามนี้ดู:

• ปิดแจ้งเตือนมือถือ หรือใช้โหมด Do Not Disturb
• ใช้แอป Freedom หรือ Cold Turkey เพื่อบล็อกโซเชียลขณะทำงาน
• ถ้าทำงานที่บ้าน แจ้งคนรอบข้างว่าไม่ให้รบกวนช่วงเวลานี้

วางแผนล่วงหน้าในแต่ละวัน

ก่อนนอน ลองใช้เวลา 5-10 นาที วางแผนว่าวันพรุ่งนี้ต้องทำอะไรบ้าง จะช่วยให้เช้าวันใหม่เริ่มต้นได้ดีขึ้น

👉 อาทิเช่น:

• ใช้ Bullet Journal, Google Keep หรือ Notion จดสิ่งที่ต้องทำ
• จำกัดรายการ แค่ 3-5 อย่างสำคัญที่สุด ไม่ต้องใส่ทุกอย่าง

เครื่องมือช่วยจัดการเวลา

📌 Trello – ช่วยจัดลำดับความสำคัญของงาน
📌 Notion – จดบันทึกและจัดการโปรเจกต์
📌 Todoist – แอป To-Do List ที่ใช้ง่ายและทรงพลัง
📌 Google Calendar – ใช้สำหรับ Time Blocking และวางแผนตารางงาน
📌 Forest – แอปช่วยโฟกัส ลดการใช้มือถือ
📌 Pomodone – จับเวลาทำงานด้วยเทคนิค Pomodoro
📌 RescueTime – วิเคราะห์ว่าคุณใช้เวลาไปกับอะไรบ้าง

สามารถคลิกเข้าไปดูรายละเอียดของแต่ละเครื่องมือ และเลือกใช้ตามความเหมาะสมกับสไตล์การทำงานได้เลยนะครับ

ตัวอย่างการจัดการเวลาของคนที่ประสบความสำเร็จ

📌 Elon Musk – ใช้ Time Blocking บริหารเวลาแบบเป็นช่วงๆ
📌 Bill Gates – จัดลำดับความสำคัญโดยใช้ Eisenhower Matrix
📌 Warren Buffett – โฟกัสแค่ สิ่งสำคัญที่สุด 3 อย่าง เท่านั้น

จัดการเวลาดี = ชีวิตดีขึ้น

สุดท้ายแล้ว การบริหารเวลาไม่ใช่แค่เรื่องของการทำงานให้เสร็จเร็วขึ้น แต่ยังช่วยให้เรามี เวลาพักผ่อน เวลาสำหรับครอบครัว และเวลาทำสิ่งที่รัก มากขึ้นด้วย

การเริ่มต้นไม่ยากครับ ลองเลือก 1-2 เทคนิค ที่เหมาะกับตัวเอง แล้วนำไปใช้ดู เชื่อเถอะครับว่า แค่จัดการเวลาให้ดี ชีวิตก็จะง่ายขึ้นเยอะ

“ข่าวร้ายคือเวลาผ่านไปเร็วมาก ข่าวดีคือคุณเป็นนักบินที่ควบคุมมันได้”

Michael Altshuler